Yakima School District の記録管理は、ワシントン州法および連邦法に準拠して行われています。具体的には、RCW 40.14 公文書の保存と破棄に基づき運用されている。記録のプライバシーとアクセスは、家族教育権利およびプライバシー法（FERPA）（20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR Part 99）および公文書法（Chapter 42.56 RCW）によって管理されています。

ヤキマ学区の記録管理部門は、すべての記録の作成、受領、維持、使用、および処分について、効率的かつ体系的な管理を行う責任を負 っています。

記録には、地区の管理、理事会、施設、財務、人事／給与、輸送、一般的および技術的な参考記録、学生の教育記録のために作成された記録が含まれるが、これらに限定されるものではない。

記録は、すべての学区と州政府機関の全体的な運営に不可欠である。記録は、組織の記憶、過去の出来事の記録、将来の行動の基礎となるものである。記録に含まれる文書化された証拠なしには、いかなる行政活動も達成することはできない。すべての記録は、その作成に始まり、その処分で終わるライフサイクルを経ている。効果的な記録管理は、単にファイリングや保管システムを構築するよりもはるかに複雑であり、むしろそのライフサイクルを通じてすべての記録された情報を管理することである。

• 作成する。記録が作成されるのは、情報が初めて受信または生成されたときである。
• アクティブストレージ。記録は、業務上定期的に使用または参照されている限り、アクティブな段階にある。
• 非稼働状態の保管。記録は、必要とされる頻度は低いものの、法的、財政的、または管理上の目的で保管する必要がある場合、非活動段階に移行する。
• 最終処分。記録は、保存期間を過ぎ、業務に必要でなくなった時点で、そのライフサイクルの終わりとなる。作成された全記録の大部分は、そのライフサイクルの終了とともに破棄される。残りの3～5％は永久的な価値があるため、アーカイブとして保管される。

公文書とは何ですか？

学区内のほぼすべての記録は、公文書です。保管と破棄の目的上、公文書は形式に関係なく、公務の処理に関連して作成または受領されたものです。RCW 40.14

公文書の定義

学区の「公文書」には、物理的な形式や特徴を問わず、学区が作成、所有、使用、保持する、学区の活動や機能の遂行に関連する情報を含むあらゆる「書面」が含まれます。

公文書法で定義される「書面」とは、手書き、タイプライター、印刷、写真撮影、その他あらゆる形式の通信または表現を記録する手段を意味する。RCW 42.56.010

学校区の記録には、作成者が単独で所有し、他の人が一般的にアクセスしたり、明らかにしたりすることのない職員の個人的なメモや覚書は含まれません。

電子記録

公務の処理において地区が作成および受領した電子メールやウェブコンテンツを含む電子記録は、公文書であり、公文書の保持、開示、破棄、保管に関するすべての法律および規制に準拠して管理されている。RCW 40.14

地区は、電子記録を含むすべての地区記録を、州の保管規定に沿って管理する。電子記録は、電子形式で保存され、指定された保存期間の間、使用可能、検索可能、検索可能、かつ真正な状態で保存される。

公文書は州の財産であり、最初に提出されたオフィスの法的保管にとどまります。ヤキマ学区の公文書は、ワシントン州の記録保持スケジュールとヤキマ学区の記録管理手順に 従ってのみ破棄または移管されます。